اگر ویروس کرونا شما را به این فکر انداخته است که ارتباطات کسب‌وکار خود را چگونه برقرار کنید، به احتمال زیاد به سراغ ارتباطات VoIP (تماس صوتی از طریق شبکه) یا ارتباطات یکپارچه رفته‌اید. در اینجا برای کسانی که این روش را انتخاب کرده‌اند، 10 روش برای استفاده‌ی بهتر از تکنولوژی ویپ (VoIP) معرفی می‌کنیم.

پیاده‌سازی یک سیستم تجاری VoIP برای اولین بار یا حتی کوچ کردن از یک سیستم ویپ قدیمی به یک مدل جدیدتر از تکنولوژی ویپ، به عنوان یک پروژه‌ی مهم قلمداد می‌شود. تغییراتی هم که کارکنان شما باید در کار خود ایجاد کنند، از اهمیت بالایی برخوردار است. آن‌ها باید خود را با روش جدیدی برای انجام کارها وفق دهند که هیچ‌گاه کار ساده‌ای نیست و بخش IT شرکت باید تلاش خود را به وظایف جدید خود در مدیریت و رفع مشکلات معطوف کند. فرقی نمی‌کند که در حال تغییر سیستم به تکنولوژی ویپ (VoIP) هستید یا در حال حاضر از یک شبکه‌ی آماده برای اجرای VoIP، استفاده می‌کنید. در هر صورت، برای اینکه بهترین نتیجه را از آن کسب کنید، به برنامه‌ریزی، مدیریت مداوم و نظارت احتیاج دارید.

اگرچه انواع متفاوتی از شبکه‌های ویپ و شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی این خدمات در دسترس هستند، با این حال، فاکتورهای مشترکی هم وجود دارند که در همه‌ی شرکت‌ها یکسان است. ما با نگاهی به خدمات VoIP به این نتیجه رسیدیم که بسیاری از مسائل به شبکه‌ی شرکت شما بستگی دارد. نکته‌ی اصلی در این است که آیا شبکه‌ی داخلی شرکت شما برای راه‌اندازی VoIP و استفاده از تکنولوژی ویپ آماده است و در درجه‌ی دوم، آیا تیم IT شرکت شما برای مدیریت این نوع ترافیک آموزش دیده است ؟

باید تذکر دهیم که موارد غیرمنتظره‌ای وجود دارد که می‌تواند در کیفیت سرویس VoIP تأثیرگذار باشد و گاهی اوقات این موارد واضح و آشکار نیستند. در ادامه 10 نکته‌ای را مرور می‌کنیم که حاصل تجربه‌ای بلندمدت در استفاده از سیستم VoIP هستند.

1.  برای استفاده از تکنولوژی ویپ ، معماری شبکه خود را تثبیت کنید

مطمئن شوید که زیرساخت شبکه‌ی شما با تکنولوژی ویپ ای که در نظر گرفته اید سازگار است و با هدف به دست آوردن بهترین عملکرد، برای تغییرات و مخصوصا تغییرات اساسی آماده شده است. همه‌ی سوئیچ‌ها، روترها، فایروال‌ها یا تجهیزات امنیتی با همه‌ی شرکت‌های ارائه‌کننده‌ی VoIP سازگار نیستند. بعضی اوقات شاید لازم باشد دستگاهی را دوباره پیکربندی کنید یا آن را آپدیت نمایید. اما عجیب نیست که متوجه شوید نرم‌افزار ویپِ شما تنها در صورتی کار می‌کند که برخی از قطعات سخت‌افزاری را عوض کنید. برای نمونه، ما به موردی برخوردیم که تنها راهی که یک سرویس VoIP کار می‌کرد، خاموش کردن همه‌ی امکانات امنیتی در روترِ مورد استفاده بود. این همان چیزی است که دوست دارید قبل از هرگونه پرداخت پول از آن آگاه باشید.

2.   آیا پهنای باند شبکه کافی است؟

اطمینان حاصل کنید که شبکه‌ی شما، کیفیت تماس صوتی که VoIP نیاز دارد، تأمین می‌کند. صرف اینکه همه‌ی چراغ‌های لینک، سبز هستند، به این معنی نیست که کارمندان شما صدا را واضح می‌شنوند. داشتن پهنای باند کافی، مهم است؛ اما اولویت‌بندی هم اهمیت خود را دارد. اولویت‌بندی به این معناست که زیرساخت شبکه‌ی شما باید ویژگی کیفیت سرویس (QoS) را داشته باشد و هرجا که ترافیک VoIP مشاهده شد، اولویت را به آن بدهد. ترافیک صوتی به مواردی مثل جیتر (jitter- تأخیر در رسیدن داده) و packet loss (از دست رفتن داده‌ها در حین ارسال) بسیار حساس است. منظور از این حساسیت، این است که شاید شبکه‌ای که برای تبادل داده مناسب است اصلا برای انتقال صدا به خوبی کار نکند حتی اگر باعث خطاهای واقعی هم نشود. برای اینکه بتوانید کیفیت واقعی تماس صوتی را بررسی کنید، باید در شرایطی طبیعی که ترافیک‌های دیگری هم در جریان است و استفاده‌های دیگری از شبکه می‌شود، سرویس VoIP را تست کنید.

3.   استراتژی مدیریتی خود را تدوین کنید

مطمئن شوید که سیستم های نظارت و مدیریت شبکه، از تکنولوژی ویپ پشتیبانی می‌کند. این ویژگی سبب می‌شود که بتوانید مشاهده کنید چه اتفاقاتی در شبکه‌ی شما در جریان است. البته این قابلیت، روی ترافیک VoIP هم اثرگذار است؛ چرا که بکاپ گرفتن‌های روزانه باعث شلوغی پهنای باند می‌شود و یا ممکن است در روتری که به درستی پیکربندی نشده، باعث جابه‌جا شدن اولویت‌ها در کیفیت سرویس (QoS) شود. اگر تصمیم گرفته‌اید که اپلیکیشن‌های تماس صوتی را روی موبایل‌ها و تبلت‌های کارکنان خود فعال کنید، باید مطمئن شوید که سیستم مدیریت دستگاه همراه (MDM) می‌تواند آن اپلیکشین‌ها را مدیریت و کنترل کند. همچنین به جای اینکه نگران راه‌اندازی مقطعی ویپ باشید، باید اطمینان حاصل کنید که ابزارهای مدیریتی شما، برای استراتژی بلندمدتی که برای VoIP در نظر گرفته‌اید، بهینه شده‌اند. مثلا اگر برای مدیریت ترافیک از استاندارد QoS یا یک استراتژی VLAN استفاده می‌کنید، باید مطمئن شوید که ابزار لازم برای دسترسی سریع و تغییر تنظیمات آن را در هر زمان که لازم شد، در اختیار دارید. خوشبختانه اکثر محصولات نظارت بر شبکه در سطح سازمانی، VoIP را به خوبی مدیریت می‌کنند؛ اما به هر حال احتیاط شرط عقل است.

4.   محل استقرار تلفن‌ها را مشخص کنید

بررسی کنید که آیا زیرساخت فیزیکی شرکت شما، از برنامه‌های VoIP پشتیبانی می‌کنند؟ اگرچه برخی از تلفن‌های ویپ به شما این امکان را می‌دهند که محیط کاری را به صورت شبکه‌ای متصل به هم (daisy-chain) طراحی کنید، ولی این روش، واقعا کارآمد نیست. به جای آن، باید کابل اترنت اختصاصی که به هر تلفن VoIP متصل می‌شود، تدارک ببینید. داشتن یک سوئیچ اختصاصی برای ویپ، ضروری نیست، مخصوصا در شبکه‌های کوچک؛ اما وجود آن هم فکر بدی نیست. گذشته از این، سوئیچ VoIP باید از قابلیت PoE (انتقال برق از طریق کابل اترنت) پشتیبانی کند.

بیشتر بخوانید : کدام سوئیچ را انتخاب کنیم ؟ PoE++، PoE+،PoE

5.   با شرکت ارائه‌دهنده اینترنت هماهنگ کنید

با شرکت ارائه‌دهنده‌ی اینترنتِ خود (ISP) تماس بگیرید و از آن‌ها بپرسید که آیا پهنای باند آن شرکت از VoIP و اولویت‌بندی ترافیک (QoS) پشتیبانی می‌کند؟ شبکه‌ی اینترنت سراسری به طور کلی از کیفیت سرویس (QoS) پشتیبانی نمی‌کند. به همین دلیل، بهتر است که ترافیک صوتی شرکت را تا جای ممکن از اینترنت جدا کنید. انجام این کار شاید با اجاره‌ی یک خط اختصاصی ممکن شود. چون مکالمات صوتی از اهمیت بالایی برخوردار هستند، اجاره‌ی خط می‌تواند روش خوبی باشد.

بیشتر بخوانید: QoS چیست ؟

6.   با یک شرکت ثانویه برای خدمات اینترنت قرارداد ببندید

اگر شرکت ارائه‌دهنده‌ی اینترنت شما دچار مشکلاتی مثل حمله‌ی DDoS شود، نتبعات آن قطعا شما را هم تحت تاثیر قرار خواهد داد. این درست است که در سال‌های اخیر شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی اینترنت در مقابل قطعی‌های اینترنت بیشتر مقاوم شده‌اند؛ اما به هر حال امکان این اتفاق وجود دارد و اگر شامل حال شبکه‌ای که VoIP روی آن قرار دارد، شود، تلفن شرکت شما از دسترس خارج می‌شود. بنابراین باید دو شرکت ISP در نظر داشته باشید که کاملا مجزا از یکدیگر باشند. وقتی همه چیز به صورت عادی پیش می‌رود، می‌توانید بار ترافیک را بین آن‌ها تقسیم کنید. هنگامی هم که کارها طبق برنامه پیش نمی‌رود، راه گریزی برای انجام بیزینس خود دارید.

7.   یک پروتکل SIP در نظر داشته باشید

یک شرکت ارائه‌کننده‌ی خدمات SIP (پروتکل سینگال‌های ارتباطی- Session Initiation Protocol) پیدا کنید که با نیازهای شما همخوانی داشته باشد. برخی از سیستم‌های تلفن VoIP می‌توانند از طریق یک رابط سخت‌افزاری، مستقیما به شبکه‌ی تلفن دیجیتال شهری (PSTN) متصل شوند. با این حال، دیگر سیستم‌ها، مخصوصا سیستم‌های بسیار بزرگ، گاهی اوقات به یک شرکت ثالث نیاز دارند که با استفاده از SIP بتواند به شبکه تلفن‌های دیجیتال شهری (PSTN) وصل شود. بعضی از ارائه‌دهندگان SIP از مسیریابی کم‌هزینه استفاده می‌کنند؛ یعنی هر تماسی را به ارزان‌ترین مسیر موجود که در زمان تماس در دسترس است، وصل می‌کنند. مسلما این روش، ارزان‌تر است؛ اما باعث می‌شود کیفیت تماس متغیر باشد و به احتمال زیاد شما چنین چیزی را نمی‌خواهید.

8.   برای امنیت VoIP برنامه‌ریزی کنید

حملاتی وجود دارد که به طور خاص ترافیک VoIP را هدف قرار می‌دهد، مثل حمله‌های تغییر مسیر تماس (call hijacking) و مرد میانی (man-in-the-middle)؛ اما امنیت VoIP فقط در محافظت از شبکه در مقابل این حمله‌ها خلاصه نمی‌شود. انستیتوی ملی استاندارد و فناوری (NIST) جزوه‌ای با عنوان « Security Considerations for Voice Over IP Systems» (توصیه‌های امنیتی برای سیستم‌های VoIP) دارد که پرخواننده‌ترین منبع برای ادمین‌های ویپ است. اضافه بر این، باید تشخیص نفوذ به شبکه، لن‌های مجازی (VLANها) و فایروال‌های بهینه‌شده برای VoIP را در نظر بگیرید.

بیشتر بخوانید : آموزش تصویری لود بالانسینگ قسمت اول و قسمت دوم

9.   در مدیریت شبکه سرمایه‌گذاری کنید

یک شبکه‌ی VoIP  به نظارت مداوم نیاز دارد تا کیفیت تماس‌ها به همان شکلی باشد که انتظار می‌رود. در واقع، شما باید معیارهای کیفیت سرویس (QoS) را برای شبکه‌ی خود تعیین کنید و سپس از ابزارهای مدیریتی استفاده نمایید تا مطمئن شوید که این معیارها در همان وضعیتی که باید باشند، قرار دارند. این شیوه، برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMBها) با سرمایه‌گذاری در برخی از نرم‌افزارهای مدیریت شبکه محقق می‌شود که پیچیده‌تر از آن چیزی است که این شرکت‌ها به طور معمول استفاده می‌کنند. در ضمن، کارکنان بخش آی‌تی نیز باید مهارت‌های خود را برای استفاده از این ابزارها افزایش دهند. اگر ترافیک صوتی خود را به لایه‌ی دیتا منتقل کرده‌اید، مسلما هیچ‌کدام از این انتقال‌ها، باعث اتلاف وقت یا منابع مالی نمی‌شود. برای اکثر شرکت‌ها، برقراری تماس‌ها برای انجام کسب‌وکار به طور موثر، ضروری است و شما باید به روشی که گفتیم با آن برخورد کنید وگرنه اتفاقات بدی در انتظارتان خواهد بود.

10. برای راندمان بهتر در استفاده از تکنولوژی ویپ کارکنان بخش آی‌تی را سازمان‌دهی کنید

ترافیک شبکه تکنولوژی ویپ مثل دیگر ترافیک‌های شبکه نیست که هرکدام از کارکنان بخش آی‌تی بتواند آن را کنترل کند. یک متخصص انتخاب کنید و مطمئن شوید که او با تکنولوژی ویپ به خوبی آشناست و برای حل کردن مشکلات آموزش دیده است. بخشی از این پروسه، به سازمان‌دهی مربوط می‌شود. بین مدیر شبکه VoIP و مدیر شبکه IT راه های  ارتباطی در نظر بگیرید. حداقل در این بخش، احتمال اینکه زیرساخت شبکه‌ی مشترکی داشته باشید، زیاد است. در حقیقت، تغییراتی که توسط یک تیم اعمال می‌شود، می‌تواند روی تیم دیگر اثر بگذارد. برای اینکه وظایفی را برای هرکس تعریف کنید، لازم است که ارتباطاتی وجود داشته باشد.

همانطور که ملاحظه کردید، مدیریت یک شبکه که در آن از تکنولوژی ویپ (VoIP) استفاده شده است کار آسانی نیست. از نظر هزینه‌ها هم معمولا ارزان‌تر از شبکه‌ی تلفن معمولی (POTS) نیست اما می توانید با تجهیزاتی مانند گیت وی های ویپ و یا آداپتور VoIP از تجهیزات قدیمی تلفنی خود استفاده کنید. اما ویپ می‌تواند قابلیت‌هایی را برای شما به ارمغان بیاورد که اصلا از عهده‌ی تلفن‌های مرسوم قدیمی برنمی‌آید و دلیل رشد روزافزون VoIP هم همین مسئله است. البته مهم این است که اگر به سراغ آن می‌روید، آن را به درستی هم پیاده‌سازی کنید. فراموش نکنید که چیزهای زیادی برای یادگیری در مورد VoIP وجود دارد و ما در اینجا تنها به گوشه‌ای از آن‌ها اشاره کردیم. پس آماده باشید که با دقت و تفکر قدم بردارید. اگر این مراحل را با موفقیت پشت سر بگذارید، آن وقت یک سیستم تلفن دارید که به جای آنکه در مقابل شما بایستد، در کنارتان قرار می‌گیرد.