در این دوران حاکمیت کرونا، بسیاری از کسب‌وکارها مجبورند شرایط دورکاری را برای کارکنان خود فراهم کنند و گاهی اوقات این پروسه باید بسیار سریع پیش رود. این مسئله باعث شده است که زیرساخت و وسایل IT دستخوش تغییر شوند و بسیاری از وسایل شخصی تبدیل به ابزار کار شوند. در بلبشوی دورکاری و اختلالات فنی، ممکن است از آسیب‌پذیری‌هایی که در امنیت داده‌ها پیش می‌آید، آگاه نباشید. در این صورت، هکرها بسیار خوشحال خواهند شد و از این وضعیت، سوءاستفاده می‌کنند. در این مطلب می‌توانید نکاتی را برای حفاظت از داده ‌ها در هنگام دورکاری فرا بگیرید.

در ادامه به 5 نکته برای به حداکثر رساندن امنیت داده‌های شرکت اشاره می‌کنیم تا اگر قرار شد کارکنان شما مدت زیادی دورکاری کنند، شما به عنوان مسوول IT و همکارن شما در خانه با مشکلی روبه‌رو نشوید.

5. همیشه از داده ها و اطلاعات خود بکاپ بگیرید

حتی اگر به کامپیوترها و دیگر تجهیزات دفتر کار دسترسی ندارید، باید باز هم به طور مرتب بکاپ بگیرید. این موضوع وقتی بیشتر اهمیت پیدا می‌کند که به جای کامپیوترهای اداری، دستگاه‌های قابل حمل مثل لپ‌تاپ‌ها و تبلت‌ها برای کار در خانه استفاده شوند. بدون یک مخزن مرکزی داده برای بکاپ‌گیری( مثلا NAS ها یا سرور فایل ها)، احتمال از دست دادن اطلاعات به میزان چشمگیری افزایش می‌یابد. هرچه امکانات شما برای بکاپ گرفتن بیشتر باشد، وقتی که اتفاقی اجتناب‌ناپذیر بیفتد، شرایط بهتری خواهید داشت.

بیشتر بخوانید: 5 دلیل مهم برای بکاپ گرفتن از اطلاعات

کار در خانه به این معناست که باید ممارست و حوصله بیشتری برای بکاپ گرفتن به خرج دهید؛ اما این تلاش، ارزش بالایی برای امنیت و حفاظت از داده های شما دارد. ما برای بکاپ گرفتن، روش 3 نسخه (3-2-1 method روشی است که سه نسخه از داده‌ها تهیه می‌شود. یک نسخه اصلی و 2 بکاپ) را پیشنهاد می‌دهیم اما این را هم می‌پذیریم که شاید این روش، بدون دسترسی مرتب به سرورهای دفترِ کار امکان‌پذیر نباشد. از نظر حفظ امنیت، مطمئن شوید که همکاران شما یک گزینه‌ی بکاپ محلی ( منظور بکاپ گرفتن روی درایو های اکسترنال قابل حمل است – مانند فلش درایو ها، هارد ها و درایو های SSD اکسترنال) را در کنار دستگاه‌های استفاده شده برای کار در اختیار دارند. با این کار، حتی اگر نتوانید روش 3 نسخه را پیش ببرید، همچنان می‌توانید چندین نسخه بکاپ از داده‌ها داشته باشید.

4. همه رمزگذاری‌های ممکن را فعال کنید

مهم نیست که شرکت شما بزرگ است یا کوچک. اگر ارتباطات به میزان لازم و کافی رمزگذاری نشوند، هکرها به راحتی می‌توانند به شبکه‌ی شما نفوذ کنند و به داده‌های کسب‌وکار شما دست یابند. شما باید جلوی این کار را با فعال کردن همه‌ی رمزگذاری‌های ممکن، بگیرید. رمزگذاری برای همه چیز در نظر گرفته شده است و یک ویژگی استاندارد در اکثر دستگاه‌های قابل حمل، پیام‌رسان‌ها و حتی ابزار انتقال فایل است. البته برخی از روش‌های رمزگذاری، قدرتمندتر از سایر روش‌ها هستند. برای مثال، به عنوان یک لایه‌ی محافظتی اضافی می‌توانید از احراز هویت چندعاملی (MFA) برای زمانی که کارکنان شما می‌خواهند به سیستم وارد شوند، استفاده کنید.

برای بسیاری از برنامه‌ها با دسترسی از راه دور، باید از یک VPN استفاده شود. VPNها ابزاری برای ارتباط ایمن از طریق اینترنت هستند و برای محافظت از ترافیک داده‌های شما، یک اتصال امن و انعطاف‌پذیر را برای سرویس‌های گوناگون (ایمیل، دیتا سرور و…) فراهم می‌کنند.

3. سیاست‌های امنیتی جدید را اجرا کنید

وقتی کارمندان شما در خانه کار می‌کنند، دیگر تحت حفاظت کنترل‌های امنیتی پیشگیرانه در محل کار نیستند. این مسئله باعث می‌شود در معرض حملات جدیدی قرار بگیرید که شاید به فکر آن‌ها نبوده‌اید. مثلا اگر از VPN استفاده نمی‌کنید، شاید ناگهان مجبور شوید با دستیار صوتی الکسا یا تبلت فرزندانتان به عنوان خطرهای بالقوه‌ی امنیتی مقابله کنید؛ چرا که این وسایل، در همان شبکه‌ای هستند که دستگاه‌های کاری شما هم در آن قرار دارد.

بیشتر بخوانید : ۵ روش برای افزایش امنیت هنگام کار از خانه 

مطمئن شوید که کارکنان شما که مشغول دورکاری هستند به خوبی می‌دانند که چگونه از دستگاه‌های اینترنت اشیا و شبکه‌های مشترک خود محافظت کنند. کارمندان باید همانند محل کار، در خانه نیز پروتکل‌های امنیتی مشابهی را برای محافظت از شبکه‌ها و دستگاه‌ها دنبال کنند و مراقب کلاهبرداری به روش فیشینگ یا دیگر روش‌های نفوذ غیرمجاز باشند. کارهای لازم را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که همه‌ی دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده، سالم و آپدیت هستند. همچنین باید خاطرجمع شوید که خطرات فیزیکی برای وسایل به حداقل برسد تا از خراب شدن یا دزدیده شدن آن‌ها جلوگیری کنید.

2. برای حفاظت از داده هایتان ، با احتیاط عمل کنید

اجازه دهید صادق باشیم. کار در خانه، چالش‌های خاص خود را دارد و کارهای روتین و معمول شما در روز به شدت دچار اختلال می‌شود. باید منتظر این باشید که حواستان با چیزهایی پرت شود که پیش از این در محل کار تجربه نکرده‌اید. به علاوه، با توجه به اینکه همه در یک زمان آنلاین هستند، وقفه در کار بیشتر اتفاق می‌افتد. با همه‌ی این بی‌نظمی‌ها، باید به یاد داشته باشید که برای اتمام کارها وقت بگذارید و با طمأنینه عمل کنید.

عجله یا بی‌احتیاطی، باعث خطاهایی از جانب افراد می‌شود که نفع آن را هکرها و مجرمان سایبری می‌برند. شاید فراموش کنید که قبل از ارسال یک فایل، آن را رمزگذاری کنید یا قبل از دانلود کردن فایل موجود در ایمیل، آن را اسکن کنید. سوای این‌ها، مهاجمان سایبری تشنه‌ی شکار آسیب‌پذیری‌ها هستند و وقتی بی‌نظمی و بلبشو در کارها وجود دارد، احتمال اینکه مرتکب اشتباه شوید، بیشتر است و درست همینجاست که حفاظت از داده هایتان را فراموش می کنید. در هنگام دورکاری، وقت بیشتری بگذارید و همه‌ی احتیاط‌ها را لحاظ کنید تا خیالتان راحت باشد که داده‌های شما کاملا محفوظ هستند.

1. حفاظت از داده ها را در هنگام استفاده از اینترنت فراموش نکنید

در زمان دورکاری، مقدار زیادی از اطلاعات باید به صورت آنلاین جابه‌جا شوند و به همین دلیل باید سرویس‌های آنلاین خود را به دقت انتخاب کنید. در حال حاضر، سرویس‌های ابری پرشماری وجود دارند و شما باید با دقت و وسواس، پروتکل‌های امنیتی و قیمت آن‌ها را ارزیابی کنید. با نگاه بی‌طرفانه، حتی ایمن‌ترین سرویس‌های ابری (کلود) هم می‌توانند آسیب‌پذیری‌هایی داشته باشند، به‌خصوص در شبکه‌هایی که زیرساخت‌های پیچیده و چندین پلتفرم با مالکیت شرکت ثالث دارند. شاید با مهاجرت گسترده به دورکاری، بودجه‌ای برای تهیه‌ی اینترنت و پهنای باند سرویس‌های ابری نداشته باشید.

ما توصیه می‌کنیم که بکاپ داده‌های خود را روی حافظه‌های ذخیره‌سازی مثل هارد اکسترنال یا حافظه SSD ذخیره کنید که می‌توانید آن‌ها را در محلی غیر از دفتر کار به صورت ایمن نگه‌داری کنید. به این ترتیب، همیشه یک بکاپ فیزیکی در اختیار دارید که در صورت وقوع یک حادثه در محل کار، می‌توانید به آن تکیه کنید. اگر ناگهان به مقدار زیادی حافظه‌ی ذخیره‌سازی و فضای بکاپ نیاز پیدا کردید و نمی‌خواهید درگیر هزینه‌های سرویس‌های ابری و هزینه‌ی اینترنت و پهنای باند آن شوید، یک دستگاه NAS (حافظه‌ی ذخیره‌سازی متصل به شبکه) با دسترسی از راه دور، می‌تواند راهکار مناسبی برای شما باشد. NAS می‌تواند به عنوان یک سرور اختصاصیِ از راه دور عمل کند. بنابراین می‌توانید از هر جایی به داده‌های خود دسترسی داشته باشید و در عین حال، یک حافظه ذخیره‌سازی و محل بکاپ‌گیری مقرون به صرفه برای کسب‌وکار خود در اختیار دارید.

حفاظت از داده‌ها در هنگام دورکاری، اصلی مهم و ضروری برای بقای کسب‌وکار شماست. حفاظت از اطلاعات با وجود تعداد زیادی کارمند دورکار، کار آسانی نیست؛ اما با وجود حافظه‌های ذخیره‌سازی مثل هارد اکسترنال و حافظه SSD، کار آنچنان پیچیده و گران‌قیمتی هم نخواهد بود.